به بخش اسناد مالی در پنل نیبرو خوش آمدی. در این آموزش یاد می‌گیریم سند مالی چیست، بدهکار و بستانکار یعنی چه، چطور سند ثبت کنیم، چطور صورتحساب یک حساب را ببینیم و چطور با فیلترها سند مورد نظرمان را پیدا کنیم.
اول بریم ببینیم صفحه اسناد مالی چه شکلی است. هر کارت یک سند مستقل است. اطلاعات کارت شامل تاریخ، شماره سند، توضیح و مبلغ کل است. این اسناد ممکن است دستی باشند یا به‌صورت خودکار از فاکتور فروش و خرید ساخته شده باشند.
سند مالی یعنی ثبت یک رویداد اقتصادی روی حساب‌های فروشگاه. مثلاً پرداخت اجاره مغازه، دریافت پول نقد از مشتری، یا تسویه بدهی تأمین‌کننده. تفاوت مهم با فاکتور: سند مالی فقط روی حساب‌ها اثر می‌گذارد، نه موجودی انبار.
حالا بریم سراغ مفهوم بدهکار و بستانکار. هر سند دو ستون دارد: بدهکار و بستانکار. بدهکار یعنی حسابی که بیشتر شد — مثلاً صندوق بدهکار شد یعنی پول به صندوق آمد. بستانکار یعنی حسابی که کمتر شد یا تعهد ما افزایش یافت — مثلاً اگر اجاره دادیم، صندوق بستانکار می‌شود.
قانون طلایی حسابداری: مجموع بدهکار باید برابر مجموع بستانکار باشد. این را «موازنه» می‌گوییم. تا موازنه برقرار نباشد نمی‌توانی سند را ذخیره کنی. نیبرو در پایین فرم مجموع هر ستون را نشان می‌دهد تا راحت تراز کنی.
حالا بریم یک سند مالی واقعی ثبت کنیم. دکمه «افزودن» را در بالای صفحه می‌زنیم. پنجره ثبت سند باز می‌شود. می‌خواهیم پرداخت اجاره ماهانه مغازه سیگنال موبایل را ثبت کنیم — پنج میلیون تومان.
در ستون بدهکار، دکمه «انتخاب از لیست» را می‌زنیم. پنجره انتخاب حساب باز می‌شود. اینجا می‌توانیم در درخت حساب‌ها بگردیم، یا — که معمولاً سریع‌تر است — از جستجو استفاده کنیم.
در فیلد جستجو «اجاره» را تایپ می‌کنیم. نیبرو در تمام حساب‌های غرفه جستجو می‌کند — نه فقط پوشه جاری. نوار آبی می‌گوید «جستجو در تمام حساب‌ها». حساب «اجاره مغازه» در گروه هزینه‌ها پیدا شد.
روی «اجاره مغازه» کلیک می‌کنیم. حساب در ستون بدهکار قرار می‌گیرد. مبلغ پنج میلیون تومان را وارد می‌کنیم. اجاره مغازه بدهکار شد — یعنی هزینه ثبت شد.
در ستون بستانکار، «صندوق اصلی» را انتخاب می‌کنیم. چرا صندوق؟ چون اجاره را نقد از صندوق پرداخت کردیم — پول از صندوق خارج شد، پس صندوق بستانکار می‌شود. اگر از کارت بانکی پرداخت می‌کردیم، «بانک ملت» را بستانکار می‌کردیم. مبلغ را پنج میلیون وارد می‌کنیم. نشانگر «متوازن» سبز شد.
توضیح سند را می‌نویسیم: «اجاره مرداد ۱۴۰۵». سپس دکمه «ذخیره» را می‌زنیم. سند در لیست ظاهر شد. اگر بخواهیم آن را ویرایش کنیم، روی آیکون ویرایش کلیک می‌کنیم.
حالا ببینیم صورتحساب یک حساب چطور کار می‌کند. روی آیکون سبزرنگ «صورتحساب» روی کارت کلیک می‌کنیم. وارد صفحه حساب معین می‌شویم. اینجا همه تراکنش‌های آن حساب به ترتیب تاریخ نشان داده می‌شود.
در صفحه حساب معین، ستون بدهکار، ستون بستانکار و مانده تجمیعی بعد از هر تراکنش را می‌بینیم. این صفحه برای بررسی موجودی صندوق، وضعیت بدهی تأمین‌کننده یا تاریخچه حساب بانکی خیلی مفید است.
برمی‌گردیم به صفحه اسناد مالی. حالا یاد می‌گیریم از فیلترها استفاده کنیم. دکمه «فیلترها» را در بالای صفحه می‌زنیم. پنل فیلتر باز شد. پنج فیلتر داریم: نوع سند، جستجوی توضیحات، جستجوی نام حساب، از تاریخ و تا تاریخ.
مثال اول: می‌خواهیم همه اسناد اجاره ماه فروردین را پیدا کنیم. در فیلتر «جستجوی توضیحات» کلمه «اجاره» را می‌نویسیم. در «از تاریخ» ۱۴۰۵/۰۱/۰۱ و در «تا تاریخ» ۱۴۰۵/۰۱/۳۱ را وارد می‌کنیم. اسناد بلافاصله فیلتر می‌شوند.
مثال دوم: می‌خواهیم تراکنش‌های مرتبط با تأمین‌کننده قطعات را پیدا کنیم. در فیلتر «جستجوی نام حساب» نام تأمین‌کننده را می‌نویسیم. نیبرو فقط اسنادی را نشان می‌دهد که این حساب در آن‌ها استفاده شده. برای حذف همه فیلترها دکمه «پاک کردن فیلترها» را می‌زنیم.
جمع‌بندی: سند مالی یک رویداد اقتصادی با دو ستون بدهکار و بستانکار است. مجموع هر دو ستون همیشه باید برابر باشد. از فیلترها برای پیدا کردن سریع اسناد و از صورتحساب برای بررسی تاریخچه هر حساب استفاده کن. هر سند مالی که در اینجا ثبت شود، مستقیماً روی گزارش‌های مالی غرفه‌ات اثر می‌گذارد.